03-05-2012

• Vaststelling van de vakantie

• Hoe ziet een vakantiereglement eruit?

• Werknemers stimuleren om vakantiedagen op te nemen

• Wetsvoorstel aanpassing vakantiewetgeving

• Vakantiedagen opbouwen tijdens ziekte

• Mag een zieke werknemer op vakantie?

• Vakantiedagen afkopen of inruilen voor andere arbeidsvoorwaarden

 

Hoofdregel volgens dit whitepaper is dat een werkgever de vakantie van de werknemer dient vast te stellen conform de wensen van de werknemer. Als de werkgever daarvoor een echt goede reden heeft, dan kan hij de aangevraagde vakantie weigeren. Het moet dan gaan om situaties waarin het inwilligen van een verzoek om vakantie tot een ernstige verstoring van de normale bedrijfsvoering leidt, die niet op een andere manier kan worden opgevangen.

Partijen kunnen schriftelijk van de hoofdregel afwijken. In de arbeidsovereenkomst, het personeelsreglement of in een apart reglement kan worden overeengekomen dat de werknemer gedurende een bepaalde periode, bijvoorbeeld tijdens een bedrijfssluiting zoals de bouwvak, verplicht vakantie dient op te nemen. Ook kan worden overeengekomen dat het opnemen van vakantie in een bepaalde drukke periode niet mogelijk is, dat gelijktijdige vakantie met een directe collega niet is toegestaan of dat werknemers met schoolgaande kinderen voorrang hebben.

Een werkgever kan veel problemen voorkomen door met de werknemers af te spreken dat zij voor een bepaalde datum schriftelijk hun vakantieplannen in de vakantieperiode kenbaar maken. Voor de werkgever heeft dat als voordeel dat hij tijdig op de hoogte is van de vakantiewensen van werknemers. Dit geeft de werkgever ruim de gelegenheid om de vakanties in te plannen en daar waar nodig passende maatregelen te treffen. Let op:Een weigering zal uiterlijk binnen twee weken na indiening van het verzoek moeten gebeuren. Laat de werkgever deze termijn verstrijken, dan is de vakantie vastgesteld overeenkomstig de wensen van de werknemer.

Iedere werkgever, maar zeker de werkgever met jaarlijks terugkerende piek- en dalperioden, doet er verstandig aan om met betrekking tot het opnemen van vakantiedagen schriftelijke afspraken te maken. Dit kan door in (nieuwe) arbeidsovereenkomsten hierover een artikel op te nemen en/of door het opstellen en (doen) ondertekenen van een apart document, het ‘vakantiereglement'.

Maar: Voor het instellen, wijzigen of intrekken van een vakantieregeling is de instemming van de ondernemingsraad vereist.

In de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement kan worden opgenomen dat de werknemer verplicht is om in een bepaalde periode zijn vakantiedagen op te nemen. In een vakantiereglement kan bijvoorbeeld ook worden opgenomen dat bepaalde vaste (feest)dagen als verplichte vakantiedagen worden aangemerkt of dat werknemers in een bepaalde (piek)periode geen vakantiedagen kunnen opnemen. Ook regelingen over de manier van opnemen van vakantiedagen, over ziekte tijdens de vakantie en over het verplicht opnemen van (bovenwettelijke) vakantiedagen voor een bepaalde tijd kunnen in een vakantiereglement worden opgenomen. Let op:Het is van belang goed na te gaan of de bepalingen die in het vakantiereglement staan niet in strijd zijn met bepalingen in bijvoorbeeld het personeelsreglement, de individuele arbeidsovereenkomsten of de geldende cao.

 

• Verplichte vakantiedagen (bijvoorbeeld de dag na Hemelvaart, Bevrijdingsdag, Goede Vrijdag)

-.  Regeling deeltijdwerkers

• Verlichte opname vakantiedagen tijdens bedrijfssluiting (bijvoorbeeld tijdens de bouwvak).

 - Regeling deeltijdwerkers

• Ziek tijdens vakantie

•  Opnemen van vakantie

 - Zomervakantie/kerstvakantie

 - Vakantierooster voor werknemers met schoolgaande kinderen, voor gelijke vakantie met directe collega’s en voor geen vakantie mogelijk  in piekperiode(s)

•  Vakantieaanvraag

 - Minimum opname vakantie

 - Aaneengesloten vakantie

 - Goedkeuring vakantieaanvraag

•  Uiterlijk opnemen vakantietegoed (let op de aanstaande wetswijziging)

 - Aantal maximaal mee te nemen (bovenwettelijke) verlofuren

 - Vervallen vakantiedagen (wettelijke/bovenwettelijke)

•  Uitbetalen (bovenwettelijke) vakantiedagen

•  Uitbetalen vakantiedagen bij einde dienstverband

Wettelijk is het nu zo geregeld dat de werkgever verplicht is om de werknemer ieder jaar in de gelegenheid te stellen de minimumvakantie op te nemen. Het is echter de eigen verantwoordelijkheid van de werknemer om vakantie op te nemen.

In een cao kunnen specifieke data zijn vastgesteld waarop iedereen die in de desbetreffende bedrijfstak of onderneming werkzaam is, verplicht op vakantie moet. De bouwvakvakantie is waarschijnlijk het bekendste voorbeeld daarvan. Ook in de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement kan worden opgenomen dat de werknemer verplicht is om in een bepaalde periode zijn vakantiedagen op te nemen.

Het tijdig maken van een vakantierooster kan ook stimulerend werken. Het komt nogal eens voor dat betrokken werknemers het opnemen van vakantie voor zich uitschuiven omdat ze ‘het te druk’ hebben. Als die werknemers hun vakantie ruim van tevoren plannen, dan is de kans groter dat zij daadwerkelijk met vakantie gaan. Het mes snijdt bovendien aan twee kanten; de werknemer denkt vroegtijdig na over zijn vakantieplannen en de werkgever heeft een goed inzicht in de personeelsbezetting tijdens de vakantieperioden, waardoor hij de nodige maatregelen kan nemen. In een vroeg stadium kan bovendien waar nodig nog wel geschoven worden met geplande vakanties.

De werkgever kan een vinger aan de pols houden door de vakantieplanning van elke werknemer op gezette tijden te bespreken, bijvoorbeeld als onderdeel van het voortgangs- of functioneringsgesprek. Als er al sprake is van een stuwmeer aan vakantie-uren, dan kunnen afspraken worden gemaakt over het (geleidelijk) opnemen van de opgebouwde vakantie-uren, bijvoorbeeld door voorlopig één dag(deel) per week vrij te nemen.

Het wetsvoorstel aanpassing vakantiewetgeving bevat een nieuwe verjaringstermijn voor het opnemen van wettelijke vakantiedagen. Ook moet het wetsvoorstel ervoor zorgen dat arbeidsongeschikte werknemers evenveel vakantiedagen opbouwen als hun gezonde collega’s.

Werknemers moeten hun wettelijke vakantiedagen binnen anderhalf jaar opnemen. Extra vakantiedagen vallen buiten de nieuwe regeling. De termijn geldt niet voor werknemers die redelijkerwijs niet in staat zijn geweest om vakantie op te nemen.

Minimum vakantiedagen die voor het verstrijken van deze vervaltermijn niet worden opgenomen, vervallen. Voorgesteld wordt om een vervaltermijn van zes maanden te hanteren. Als het goed is dan wordt het mogelijk om de vervaltermijn in onderling overleg te verruimen.

Het wetsvoorstel is inmiddels aangenomen door de Tweede Kamer en Eerste Kamer. De nieuwe wet is per 1 januari 2012 in werking getreden. Het is van belang om het vakantiereglement steeds  tijdig aan nieuwe wetgeving aan te passen.

 

Hoofdregel is dat vakantiedagen worden opgebouwd over de periode waarover de werknemer aanspraak heeft op loon. Bij ziekte was in de oude wet nog een afwijkende regeling opgenomen, dat  de werknemer gedurende zijn ziekte recht op doorbetaling van loon. Terwijl hij of zij toch slechts vakantieaanspraken verwerft over een periode van maximaal de laatste zes maanden van de ziekte.

Voor een werknemer die gedeeltelijk ziek is en gedeeltelijk werkt geldt dat hij alleen vakantiedagen opbouwt over het gedeelte van zijn arbeidstijd dat hij werkt. Of hij zijn werkzaamheden in zijn eigen (aangepaste) functie of in een andere passende functie verricht is daarbij niet van belang. Een werknemer die 50% arbeidsongeschikt is en voor 50% werkzaamheden verricht, bouwt dus maar voor 50% vakantiedagen op.

In de nieuwe wet is de afwijkende regeling ten aanzien van vakantieopbouw tijdens ziekte uit de wet geschrapt. Dat houdt in dat zieke werknemers, gedurende hun hele ziekteperiode vakantiedagen opbouwen zolang zij aanspraak hebben op loon. Een zieke werknemer heeft geen recht op opbouw van vakantiedagen, als hij geen recht op loon heeft doordat:

- de ziekte door opzet van de werknemer is ontstaan;

- de ziekte het gevolg is van een gebrek waarover de werknemer bij een aanstellingskeuring valse informatie heeft verstrekt;

- de werknemer zijn genezing belemmert of vertraagt;

- de werknemer zonder goede reden passende arbeid weigert te verrichten;

- de werknemer weigert mee te werken aan een door de werkgever of een door de werkgever aangewezen deskundige gegeven redelijke voorschriften en getroffen maatregelen die erop gericht zijn om de werknemer in staat te stellen passende arbeid te verrichten.

 

In principe mag een zieke werknemer op vakantie gaan. Het is wel goed om in de arbeidsovereenkomst of in een personeelsreglement te regelen dat een (langdurige) arbeidsongeschikte werknemer vooraf toestemming moet vragen om op vakantie te gaan, waarbij ook de termijn van indiening van het verzoek (bijvoorbeeld uiterlijk drie weken voor vertrek) en de inhoud van het verzoek (duur, bestemming, geplande activiteiten) kan worden geregeld.

Als een werkgever twijfelt over het effect dat de voorgestelde vakantie op de arbeidsongeschiktheid van de werknemer zal hebben, dan is het verstandig om de arboarts te raadplegen. De vakantie mag het herstel van de werknemer namelijk niet belemmeren. Als de arboarts de werknemer afraadt om op vakantie te gaan, dan mag de werkgever van de werknemer verlangen dat hij thuis blijft.

In het reglement kan ook een bepaling worden opgenomen dat vakantie die wordt genoten tijdens de arbeidsongeschiktheid op het vakantiedagentegoed in mindering strekt. Dit voorkomt vervelende discussies hierover.

In sommige cao’s is een regeling over het vragen van toestemming om tijdens ziekte met vakantie te gaan opgenomen. Het is goed om te checken of die eventuele bepalingen niet in conflict zijn met de bepalingen die de individuele arbeidsovereenkomst of het vakantiereglement staan.

Het afkopen van wettelijke vakantiedagen tijdens het dienstverband is niet toegestaan. De wettelijke vakantiedagen zijn die dagen die een werkgever verplicht is aan zijn werknemers toe te kennen. Een werkgever dient jaarlijks ten minste 4 keer het aantal werkdagen per week vakantie aan te bieden. Bij een volledige werkweek betekent dat dus 20 dagen per jaar. Bij een dienstverband van bijvoorbeeld 2 dagen per week, heeft een werknemer recht op minimaal 8 vakantiedagen per jaar. Als een werkgever toch wettelijke vakantiedagen heeft uitbetaald, dan houdt de werknemer desondanks recht op zijn vrije dagen. De onterechte betaling kan de werkgever dan wel terugvorderen van de werknemer als ‘onverschuldigd betaald’.

Veel werkgevers kennen hun werknemers meer vakantiedagen toe dan het wettelijk minimum. Die extra dagen zijn de bovenwettelijke vakantiedagen. Bovenwettelijke vakantiedagen mogen wel uitbetaald of ingeruild worden voor andere arbeidsvoorwaarden, bijvoorbeeld voor het volgen van een cursus.

Het afkopen of omruilen van vakantiedagen kan alleen in onderling overleg. De werkgever kan de werknemer niet dwingen eraan mee te werken en de werknemer kan ook de werkgever niet dwingen om vakantiedagen af te kopen of om te ruilen.

In de wet wordt niet geregeld hoe bepaald moet worden of het vakantiedagentegoed wettelijke of bovenwettelijke vakantiedagen zijn. De meeste geleerden stellen zich tot nu toe op het standpunt dat werknemers eerst de wettelijke vakantiedagen opnemen en daarna pas de bovenwettelijke vakantiedagen.  Voor wat betreft vakantiedagen die uit een voorgaand jaar zijn ‘meegenomen’ geldt dat de oudste vakantiedagen als eerste worden opgenomen.

In principe dient een werkgever per vakantiedag het loon dat de werknemer over een dag verdient te vergoeden, dus inclusief vakantiebijslag en pro rata eventuele vaste 13de maand of eindejaarsuitkering. Het loonniveau van het moment van uitbetaling dient als uitgangspunt te worden genomen. Als een werknemer vakantiedagen van voorgaande jaren -waarin hij veel minder verdiende - heeft meegenomen, dan zal de werkgever ook die dagen op basis van het huidige loonniveau moeten uitbetalen.

 

Geraadpleegde bronnen:EMedia/reedbusinees.nl; wet vakantiewetgeving 1 januari 2012